「効率的な会議」のための必須事項！

社会人にとって「会議」は必要不可欠のもの。

重要な決定をする場、意見を発散する場、情報を共有する場など、ビジネスを進めていくうえで会議は多く行われていると思います。

時間も限られているなか、様々な会議があるため、円滑に会議運営していく必要があります。

社会人3年目になり、より会議を効率的に進めていく方法を自分なり考え、「事前」「会議中」「事後」の必須事項を整理したので書いていきたいと思います。

「事前」　～会議1日前から当日朝～

　目的・ゴールの明確化

当たり前のことですが、そもそも会議がなぜ行われ、どういった目的・ゴール、どういう形で終わることが理想なのか整理しておきます。

アジェンダ作成も行います。

 

　出席者の確認

会議の出席者を把握をしておくことは大事だと思います。

予期せぬ上役が来てあたふたしたり、決定権がある人が欠席であったりするので、会議の中のキーマン、各パートの説明役、進行役、質疑担当など役割分担を整理しておきます。

　宿題や確認事項、想定質問の整理

前回の会議で上がっていたタスクをやらずに、会議にのぞむのはまずいです。

「あれ、どうなった」と確認された時に焦り、周りからの信頼を失います。

求められていた宿題や確認事項の準備をしておき、会議までに間に合わなかったとしても、タスクのステータスといつまでに報告できそうか、整理しておきます。

また、自分の意見を説得力あるように論理的に整理し、それに対する質問も想定しておきます。

　関係者への根回し

最後に可能であれば、上記の内容を事前に出席者へ共有しておき、意見の食い違い、進行に不備が発生しないように根回ししておきます。

「会議中」

　初めの挨拶、目的の共有

時間を取ってくれた謝辞、会議の目的、段取りを説明し、出席者の目線や認識を揃えます。

　アジェンダと役割通り進行

上記で作成したアジェンダ、出席者と事前に相談した役割分担を元に進行してきます。

　議事メモ

会議中、議論しながら議事メモを取ります。議事録を作成している方が別にいたとしてもとります。発言の疑問点、補足など、自分の意見を手元を見ながら整理することで、その場でぶつけることができると思います。

　まとめと次回以降の段取り共有

個人的にこれがかなり重要だと思います。たくさん出た意見、まとまった方向性、次回までの宿題を再度ここで、認識を合わせます。次回会議も含め今後の段取り（具体的な日付含め）を決めます。ここを逃すと後ほどメールや電話などで確認したり、関係者にも面倒な手間をかけさせることとなります。

　締めの挨拶

最後に挨拶し、会議を無事に終わらせます。

「事後」　～当日中～

　振り返り

自分なりの振り返り、一緒に仕事を進める仲間と意見交換します。

　関係者への報告、共有

会議に出席できなかった方、関係者へ今後の段取り、役割分担を再度メール文を送り、エビデンス、備忘録にします。

まとめ

様々な会議が毎日のようにある場合、上記の内容を丁寧に行うのは難しいと思いますが、短時間で簡単でもよいので、取り組んでいきたいと思います。

何もせずに望むのと、簡単にでも実施しているのでは、天と地ほど差があると感じます。

会議を効率的に進めるための準備を整理しましたが、その他でやるべきこと、やったほうが良いことがあれば知りたいです。